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《焦作大学固定资产管理系统》操作细则

2019年09月24日 16:05  点击:[]

《焦作大学固定资产管理系统》操作细则

一、部门资产管理员操作细则:

1、新增资产:

单击菜单"资产管理→固定资产增加(或已有入账多年的资产选择原始数据录入)",选择资产添加的"年份";先点选左窗框下方"使用单位"标签(选择要求购买或使用资产的"科(教研室)"),再点选"资产类别"标签,逐级展开找到需要登记资产所属的末级"资产分类名称",并点选。

点击窗口上方"添加"按钮,在右窗框中生成一条"验收单记录",双击"验收单记录"切换到验收单详细内容窗口,要求必须完整输入(或选择)新增资产要求的详细信息(“中文名称”修改为资产实际名称、“现状”、“申购单位”、“发票号”、“购置日期”为发票登记日期填写、“单价”、“数量”、“计量单位”、“经费来源”、“资产来源”、“经手人”默认资产管理员、“记账类型”为记入、“价值形式”为原值、“采购组织形式”根据实际情况选择、“内部管理部门”、“品牌”、“规格”:计算机类电子产品输入基本配置信息、“采购人”、“生产厂家”、“销售商”、“合同编号”、“型号”、“附件数”、“附件总价”),如果有附属配套设备(即“附件”),点击窗口上方"附件"按钮添加附件信息(“附件名称”修改为实际名称、“数量”、“单价”、“型号”、“规格”)。

完成验收单内容后,点击窗口上方"建卡"按钮生成对应数量的资产卡片;点击右窗框下方"卡片维护"标签,分别逐条双击卡片记录,进入卡片详细信息界面进行补充登记(“使用方向”、“使用人”、“存放地点”、“出厂编号”即机身号或制造号,可以在机身上查找、“机身号”、“负责人”),逐条卡片点击窗口上方“装入图形图像”按钮,添加资产清晰全景外观照片(正面、侧面),计算机、空调、电机等电子机电仪器仪表等有铭牌(标牌)类产品还必须要添加产品铭牌处的清晰照片;最后点击窗口上方"提交"按钮,提交国资管理部门审核。

【注意】:

一并完成“焦作大学固定资产使用登记表”要求的内容。

各部门新增资产后,要及时通知部门资产管理员登录固定资产管理系统登记新增资产信息,及时查看是否审核通过,审核通过的资产所属部门报账人员(或资产管理员)需将“焦作大学固定资产使用登记表”交给资产管理科审核、备案,并打印领取新增资产条码标签和验收单。验收单需经国资处长签字并加盖“资产审核”章后方能到财务部门报账。验收单一式四联,一联国资处留存,一联(红色)随同报账票据送交财务处,一联资产使用部门留存,一联资产归口部门留存;报账人员(或部门资产管理员)领取条码标签后要及时粘贴在相应资产上。

通过政府采购的大宗设备采购,如未录入“固定资产系统”和设备未粘贴资产标签,不予进行验收。

2、变更资产:

单击菜单“资产管理--à资产变动管理”,先点击左窗框下方“单位机构”标签,点选需变动的资产所在“科(教研室)”,然后点击”归口选择“中选择“归口人员”下的“[150201] (国资处国有资产管理科)”,在右窗框中出现相应部门所属资产;对单个资产变更点选þ本条(如批量多个变更则点选多个)记录,然后点击窗口上方 “生成新单”按钮,右窗框中生成“资产变动单”,填写变动原因,点选“变动后”表列的使用单位、使用人、存放地点等信息,最后点击窗口上方“提交”按钮。提交归口管理部门审核。

3、处置资产:

单击菜单“资产管理--à资产变动管理”,先点击左窗框下方“单位机构”标签,点选需变动的资产所在“科(教研室)”,然后点击”归口选择“中选择“归口人员”下的“[150201] (国资处国有资产管理科)”,在右窗框中出现相应部门所属资产;对单个资产变更点选þ本条(如批量多个变更则点选多个)记录,然后点击窗口上方 “生成新单”按钮,生成处置单,填写处置原因、总价(同时变动多个资产)、处置的所有信息,最后点击窗口上方“提交”按钮,提交归口管理部门审核。

二、归口管理部门管理员操作细则:

1、新增资产:

单击菜单“资产管理--à固定资产增加(原始数据录入)”,选择“年份”;先单击左窗口下方“使用单位“标签,选择使用资产的“科(教研室)”,再选中“资产类别”标签中需要新登记的“末级资产名称”;点击窗口上方“添加“按钮,此时在右窗口生成一条“验收单记录”,双击“验收单记录”切换到验收单详细内容窗口,输入(或选择)新增的资产详细信息(资产分类名称、资产名称、现状、单价、数量、计量单位、资产来源、资金来源、申购单位、采购人、购置日期、货到日期、验收日期等),如果有附属配套设备,点击窗口上方“附件”按钮添加附件信息(修改为附件实际名称),在填完整验收单后,点击上方“建卡”按钮生成卡片;点击右窗口下方“卡片维护”标签,分别逐条双击卡片记录进入卡片详细信息界面进行补充登记(使用方向、使用人、使用部门、存放地点、资产照片等),最后点击窗口上方“提交”按钮,提交国资管理部门审核。

2、变更资产:

单击菜单“资产管理--à资产变动管理”,先点击左窗口下方“单位机构”标签中选择需变动的资产所在“科(教研室)“,在”归口选择“中选择“归口人员”下的“资产类别”,在右窗口中出现相应资产;对单个变更选择一个(如批量变更则选择多个)记录,点击窗口上方“生成新单”,生成变动单,填写变动原因、总价(同时变动多个资产)、变动后的所有信息,最后点击窗口上方“提交”按钮,提交归口管理部门审核。

【备注】:归口部门批量采购资产属于新增资产,在进行“新增资产”操作中先将资产登记到归口部门资产管理员(或保管员)名下,并及时通知国资审核员审核。当物品需要配发到各处(学院或使用人)名下时,可通过“资产变更”操作实现资产转移(管理员或使用人、存放地点),并通知国资审核员审核通过。

三、国资审核员操作细则:

单击菜单“审核--à资产增加(变动、处置)归口审核”,在右窗口可以看到资产管理员提交过来的所有资产记录,双击某条记录,根据票据、实物等核对信息,填写“审核意见”,选择通过(或不通过),点击窗口上方“保存”按钮提交财务审核。

在资产处置和资产涉及价值变动时,要提交财务部门审核。

国资审核员要每周一前打印出所有资产的验收单和条码标签,验收单经国资处长签字并加盖“资产审核”章后交给报账人员(或部门资产管理员)送交财务处。验收单一式四联,一联国资处留存,一联随同报账票据送交财务处,一联资产使用部门留存,一联资产归口部门留存;条码标签要求报账人员(或部门资产管理员)领回后要及时粘贴在相应资产上。

 

四、财务审核员操作细则:

单击菜单“审核--à资产增加(变动、处置)财务审核”,在右窗口可以看到归口审核员提交过来的所有审核记录,双击某条记录,根据票据核对信息,填写“记账凭证号”、“入账日期”和“审核意见”,选择通过(或不通过),点击窗口上方“保存”按钮提交。最后根据会计制度定期进行“记账”(菜单“审核--à记账”)。

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